Gewerbemiete: Umsatzsteuer auf Nebenkosten

Der Verband WiE informiert über das Umgehen mit offenen Forderungen in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) und zeigt auf, wo Fallstricke lauern.

Verwaltung muss aktiv werden

Bei Wohnungseigentümergemeinschaften ist die Eintreibung offener Forderungen Aufgabe der Verwaltung. „Die Verwaltung muss offene Forderungen stets im Blick haben und zeitnah eintreiben, um eine Verjährung von Ansprüchen zu verhindern“, erklärt Dr. Sandra von Möller, Vorständin des Verbraucherschutzverbands Wohnen im Eigentum (WiE). Dies sieht auch die Rechtsprechung so, da eine Verjährung von Ansprüchen zu finanziellen Nachteilen für die WEG führen kann.

Wichtige Bedeutung des Vermögensberichts

Offene Forderungen müssen im Vermögensbericht der WEG ausgewiesen werden. „Sinnvoll ist zudem ein Hinweis auf die Fälligkeit offener Forderungen sowie darauf, ob über sie schon gerichtliche Schritte eingeleitet wurde. So lässt sich auf einen Blick eine anstehende Verjährung erkennen und rechtzeitig verhindern“, rät Dr. Sandra von Möller. „WEGs sollten deshalb per Beschluss festlegen, dass solche Details in den Vermögensbericht aufgenommen werden.“

Hausgeldrückstände und Rückstände aus Sonderumlagen

Für Zahlungsansprüche der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber den einzelnen Eigentümern aufgrund von Hausgeldrückständen und Sonderumlagen gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß BGB. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung fällig wird.

Der Wirtschaftsplan der WEG legt für die Wohnungseigentümer monatliche Hausgeldvorauszahlungen fest. Diese werden im laufenden Jahr fällig. Die Verjährungsfrist für Hausgeldvorauszahlungen aus dem Jahr 2022 beginnt daher mit Ablauf des 31.12.2022 und endet mit Ablauf des 31.12.2025. Dies gilt auch für Sonderumlagen, die im Jahr 2022 fällig wurden.

Nachforderungen aus der Abrechnungsspitze

Müssen Wohnungseigentümer nach dem Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft über die Abrechnungsspitzen der Jahresabrechnung eine Nachzahlung an die WEG leisten und haben diese Forderung nicht erfüllt, gilt ebenfalls eine Verjährungsfrist von drei Jahren – ab dem Ende des Jahres, in dem der Beschluss der WEG über die Abrechnungsspitze und deren Fälligkeit erfolgt ist. „Dies sorgt nicht selten für Verunsicherung in WEGs und birgt das Risiko, dass Forderungen zu früh als verjährt angesehen werden“, informiert Dr. Sandra von Möller.

Ansprüche auf Nachforderungen aus der Jahresabrechnung 2021 verjähren also erst zum 31.12.2025, sofern der Beschluss über die Abrechnungsspitze und ihre Fälligkeit im Jahr 2022 gefasst wurde.

Regressansprüche gegen Verwalter

Möchte eine WEG Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter geltend machen, da ihr ein Schaden aufgrund einer Pflichtverletzung des Verwalters entstanden ist, muss sie ebenfalls die dreijährige Verjährungsfrist gemäß BGB beachten. Hier ist der Beginn der Frist wichtig: Diese startet nicht mit der Kenntnis einzelner Eigentümer von der Pflichtverletzung, sondern erst wenn die WEG als Verbund davon Kenntnis erlangt. Für WEGs bedeutet dies: „Fehlerhafte Entscheidungen und fehlerhafte Handlungen der Verwaltung können potenziell noch Jahre später haftungsrechtlich relevant werden, sofern die Gemeinschaft als Ganzes erst entsprechend spät davon erfährt“, so Dr. Sandra von Möller.

Ansprüche auf Rückbau ungenehmigter baulicher Veränderungen

Wenn ein einzelner Wohnungseigentümer ohne Beschluss eine bauliche Veränderung am Gemeinschaftseigentum vorgenommen hat, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft verlangen, dass der ordnungsgemäße Zustand wiederhergestellt wird. Aber Achtung: Gegenüber dem Wohnungseigentümer gilt die dreijährige Verjährungsfrist, nicht jedoch gegenüber der WEG. Das bedeutet: Nach deren Ablauf kann der verantwortliche Eigentümer nicht mehr verpflichtet werden, den Rückbau auf eigene Kosten vorzunehmen. Stattdessen muss die WEG dann den Rückbau selbst bezahlen und der Eigentümer ist nur verpflichtet, diesen zu dulden. Dieses Szenario kann für die Gemeinschaft sehr kostenintensiv werden.

Ansprüche aus Mietverhältnissen

Für Mietforderungen, also etwa Miete oder Betriebskosten aus dem Mietverhältnis, gilt ebenfalls die dreijährige Regelverjährung. Das heißt: Wer als Wohnungseigentümer seine Wohnung vermietet hat und noch offene Forderungen aus dem Jahr 2022 bestehen, muss ebenfalls bis zum Jahresende handeln, falls noch nicht geschehen. Dies ist auch für WEGs relevant, beispielsweise wenn sie ein Ladenlokal vermietet haben. Die dreijährige Frist gilt auch für Rückstände aus der Betriebskostenabrechnung. Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung 2021 verjähren erst zum 31.12.2025, da diese Abrechnung der Mieter erst 2022 mitgeteilt werden konnte. Aber Achtung: Forderungen wegen Schäden in der Wohnung verjähren binnen 6 Monaten ab dem Zeitpunkt, wenn der Vermieter die Wohnung zurückerhält.

So sollte die Verwaltung vorgehen – gerichtliches Mahnverfahren oder Klage

Um die Verjährung zu stoppen, stellt das gerichtliche Mahnverfahren eine Möglichkeit dar. Dieses ist in der Regel kostengünstig und eignet sich vor allem bei einfachen Sachverhalten, wo ein Streit über die Forderung unwahrscheinlich ist. Damit kann die Verjährung verhindert und ein vollstreckbarer Titel gegen den Schuldner erlangt werden. „Ein Mahnverfahren sollte so schnell wie möglich eingeleitet werden, denn wenn die Adresse des Schuldners nicht bekannt ist und der Bescheid deshalb nicht zugestellt werden kann, verjährt der Anspruch Ende des Jahres trotz Mahnbescheids“, sagt Dr. Sandra von Möller.

Alternativ kann die Verjährung offener Forderungen mit einer Klage gestoppt werden. Hierbei ist eine öffentliche Zustellung möglich, mit der ein Gerichtsverfahren auch dann eingeleitet werden kann, wenn die Gegenseite nicht erreichbar ist. Zuvor muss aber die Verwaltung nachweisen, dass sie versucht hat, eine ladungsfähige Anschrift herauszufinden, z. B. über Auskünfte aus dem Melderegister. Die Klage muss die Wohnungseigentümergemeinschaft, vertreten durch die Verwaltung, beim zuständigen Amtsgericht einreichen.